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Office Calc & Excel | Beitragszahlungen & Spenden gesondert aufführen

Für kleine Vereine mit nur 30 oder weniger Mitglieder lohnt es sich oftmals nicht, eine extra Software für die Buchführung und Mitgliederliste zu kaufen. Viele kleine Vereine führen ihre Mitglieder in Excel Tabellen, oder kostengünstiger mit Open oder Libre Office Calc. Bald läuft die gesetzliche Schonfrist ab und die Zahlungseingänge von Vereinen müssen gesondert aufgelistet werden. Bis vor kurzem genügte es noch die Gesamtsumme und Mitgliederzahl an zu geben. Das ist nun bald vorbei.

Hier gibt es ein Beispiel einer Miniwinzig Verwaltung für das Allernötigste und den kleinsten Kompromiss :)

Ich übernehme keine Haftung für euren Verein! :) Diese Tabelle dient nur als Beispiel.
Download (rechte Maustaste -> Ziel speichern unter / Verlinkten Inhalt speichern als...): 

http://yours-truly.de/files/office/VereinsTabelle_Beispiel.ods (Open Office / Libre Office - Windows / Linux / Mac)
http://yours-truly.de/files/office/VereinsTabelle_Beispiel.xls (Excel / Windows / Mac)

Ein Freundin sprach mich an, weil sie durch die Gesetzesänderung nun einen Mehraufwand hat. Bei dieser ehrenamtlichen Tätigkeit als Kassenwart ist das natürlich ärgerlich. Man muss die Zahlungen im einzelnen Erfassen, benötigt aber einen Überblick, wer mit Zahlungen im Rückstand ist.

Ich gab ihr folgende Beispieltabelle als Hilfe:

Die erste Tabelle mit Name, Datum, Betrag. In diese Tabelle trägt man jeweils jeden Zahlungseingang ein. Nach Datum sortiert.
Der Name spielt keine Rolle und muss später nicht mit ausgedruckt werden. Den Rest kann man über Druckbereich auswählen schön übersichtlich erfassen.
Als kleine Hilfe, sind die Namen per DropDown Menü Auswählbar. So kann man sich nicht vertippen und die Abrechnung für einzelne Mitglieder stimmt dann auch.

Diese Funktion ist erreichbar unter: Daten -> Gültigkeit -> Kriterien -> Zulassen: Zellbereich + Auswahlliste Anzeigen und Quelle: [Hier den Bereich selektieren] 

Die zweite Tabelle mit den Mitgliedern, Adresse, Telefonnummer und eMail Adresse.
(Für Anfänger: unten Links sind kleine Tabs, dort kann man hin und her schalten zwischen den verschiedenen Tabellen innerhalb eines Dokumentes)
In dieser Tabelle wird nun auch ein Konto für jedes einzelne Mitglied angezeigt. Sonstige Spenden werden nicht erfasst, es interessiert hier nur, wer im Rückstand mit seinen Beiträgen ist. Zudem wird als kleine Hilfe eine komplette Adresse aufgebaut um sie mit Copy&Paste zu übertragen.

Der Adressaufbau wurde durch die Funktion Verketten erreicht.
Diese Funktion baut sich wie folgt auf: =VERKETTEN($C34;" ";$D34;" ";$F34;" ";$G34;" ";$H34)

Zwischen jedem Feld wird ein Leerzeichen eingefügt. Deswegen die Anführungszeichen oben " ". Das $ für Variable (Dollar) wird gesetzt um zu verhindern das eine andere Spalte genutzt wird, wenn die Funktion kopiert wird.


Ich denke es gibt viele Wege nach Rom und manche werden eleganter sein, doch fürs erste kann man damit wohl zufrieden sein. Dieses Beispiel darf natürlich jeder verwenden, abwandeln und weitergeben. Diese Excel / Calc Tabelle hat natürlich keine Fehlerkontrolle! Jeder der sie verwendet muss selbst acht geben, dass das Ergebnis hinterher stimmt.

Ein Vorschau PDF:
http://yours-truly.de/files/office/VereinsTabelle_Beispiel.pdf

Hier wird sichtbar, dass es möglich ist Hoch und Querformat in einem Dokument zu mischen und die Druckbereiche inkl Wiederholungszeile je nach Tabelle anzupassen.

Fragen, Anregungen, Lob, Kritik könnt ihr im Kommentarfeld loswerden.

Mit dokumentarischen Grüßen,
yt